Excelでデータ加工して業務改善・効率化したいときに意識してほしい4つのこと

仕事術

Excelでデータ集計して業務改善・効率化したいときに私が意識している
4つのことを紹介します。

・完成(未来予想)図をしっかりと描くこと
・基礎データは何かしっかり確認すること
・基礎データをどう加工するか考えること
・加工したデータを完成図になるまでどうやって集計するか考える

Excelデータを加工するための基本イメージ

完成図を完成させるために、
まずはそれに必要なデータは何か?
つまりimputdataは何が必要でどんな内容なのかを
しっかり考えなければいけません。

あなたの会社でどんなデータがあるのか把握してないと
inputdataが何かわかりません。

会社では、
・売上データ
・顧客マスタ
・商品マスタ

などたくさんのimputdataがあります。

このimputdataが間違っていれば、
完成しないです。

そしてimputdataをどう加工しないといけないか?
を考えます。

これには数学的な知識だったり
データベースの知識がないと難しいです。

またimputdataだけだと加工できなかったり、
マスタデータを作ってデータを加工しないといけません。
そんな時は、以下の関数を使うと加工しやすくなります。

完成(未来予想)図をしっかりと描くこと

例えば今excelで作成している見積書で商品名と単価を自動で入力したい。
得意先の名前も自動的に入力したい。
とこのように何をどうしたいのか?というのをしっかりイメージするのが大切です。

イメージすることでどんなimputdataが必要なのかがわかります。

この例では、商品マスター、得意先マスターが必要なことがわかります。

基礎データをどう加工するか考えること

例えば四半期ごとに売り上げデータを得意先ごとに集計したピボットテーブルを作る場合。

imputdataとして売り上げデータが必要です。
その売り上げデータには日付のわかる項目は売上日しかありません。
そんな時はこの売上日から四半期を導き出しして、
四半期の項目をimputdataに追加しないといけません。

完成図から逆算して基本データをどう加工しないといけないか?

加工するにはどのようなするのかを考えまいといけません!

加工したデータを完成図になるまでどうやって集計するか考える

加工したデータを定型フォームに集計するなら、

vlookup関数を使ったりして、自動的に集計するように仕組をつくる必要があります。

 

最終的な完成図(定型フォーム)などに加工したデータをどう集計していくか?
この仕組みも考えておかないとデータを加工したのはいいけど・・・・
定型フォームに落とし込むには手作業しないといけないなど
結局、業務改善・効率化できない結果になってしまいます。

まとめ

どんな仕事もそうですが「逆算」して考えないといけません。

そのためにも

完成図(未来予想)をイメージすること

imputdataをどう集計するか?

imputdataをどうやって加工するか?

imputdataはどんなものが必要?10

これが頭でイメージできないと望む結果は手に入れることは難しいです。

でも経験が全てを解決してくれます。

このブログではいろんな例を出すながら経験できる情報を発信していきます。

 

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