事務職が業務改善・効率化するときに覚えておきたいExcel関数11選!

仕事術

事務職の仕事をしているとExcelを使わずに業務をするってことは多いと思います。
Excelで業務改善したい、効率化したいときに私がよく使っている関数を紹介します。

今Excelで仕事をしていることがこれから紹介する関数を使うことで、
改善・効率化できるかもしれません。

事務職が業務改善・効率化するときに覚えておきたいExcel関数11個を紹介します。

VLOOKUP関数とは?

例えば見積書を作成するときに、
商品番号が入力されたら、商品名、単価などを自動的に
セルに表示してくれる関数です。

検索値と一致するものを検索範囲の左側のセルに入力されている
物と同じものを検索してセルの情報を持ってきてくれます。

VLOOKUP関数は具体的には以下のようになっています。

=VLOOKUP(検索値,検索範囲,列番号,照合方法)

以下のリックからvlookupの実際の使い方についてまとめています。

見積書で理解するvlookup関数

MATCH関数とは?

この関数は検索対象となる値が検索範囲のデータの中で、
何番目にそのデータがあるのかを教えてくれます。

MATCH関数は具体的には以下のようになっています。

=MATCH(検索値,検索範囲,照合方法)

IFS関数とは?

この関数は、複数の条件を順番に検証してくれます。
検証した結果が真であれば真の結果を
偽であれば次の条件式を検証します。

IFS関数は具体的には以下のようになっています。

=IFS(論理式1,真の場合1,論理式2,真の場合2,・・・)

論理式1が真の場合は真の場合1が表示されます。
論理式1が偽の場合は論理式2が実行されます。

SUMIFS関数とは?

例えば売り上げデータから都道府県別に合計を求めたい場合に使います。
SUM関数は指定した範囲の合計を求めます。
SUMIFS関数は、SUM関数に条件をしていして条件に該当するものだけを合計します。

SUMIFS関数は具体的には以下のようになっています。

=SUMIFS(合計対象範囲,条件範囲1,条件1,条件範囲2,条件2,・・・)

SUNIF関数もありますが、SUNIFS関数だけ知っていればOKです。

COUNTIES関数とは?

例えば10人の顧客リストがあるとします。
顧客リストは顧客名と出身地のデータだとします。
数えたい条件に一致した数を返してくれます。

COUNTIFS関数は具体的には以下のようになっています。

=COUNTIFS(範囲1,検索条件1,範囲2,検索条件2,・・・)

IFERROR関数とは?

この関数は数式がエラーだったらこの値を表示してくれます。
売上と粗利から粗利率を出す数式をセルに入れた時、
売上0粗利0ろ入力したらエラーが表じされます。
エラーを表示したくない時、この場合は0を表示したい場合は、
エラーだった場合の値を0と設定すればセルには0を表示してくれます。

IFERROR関数は具体的には以下のようになっています。

=IFERROR(判定する対象.エラーだった場合の値)

ROUND関数とは?

この関数は四捨五入してくれます。

ROUND関数は具体的には以下のようになっています。

=ROUND(数値,桁数)

桁数のところが0だった場合は少数第一位を四捨五入します。

SUBTOTAL関数とは?

SUM関数で合計を求めている表にフィルターをかけて絞っても
合計は変わりません。
SUM関数は指定した範囲の合計をしてくれますからね。
フィルターで絞った時度に合計値を変えたいときにこの関数を使います。

SUBTOTAL関数は具体的には以下のようになっています。

=SUBTOTAL(集計方法,範囲)

CONCAT関数とは?

この関数は文字列を結合させる関数です。
文字列を結合させたい場合は、数式で&を使うと思います。

=”おは”&”よう”みたいな感じに・・・

しかし、これが結合させたい文字列がたくさんある場合は大変です。
そんなときにこの関数を使います。

=CONCAT(テキスト,テキスト,・・・)

EMONTH関数とは?

売上データを月ごとに集計した時に使います。
売上データには売上日はありますが、
月ごとに集計する場合は売上日の期間ごとにデータを
何月のデータですよってわかるようなデータを新たに作成しないといけません。
そんな時にこの関数を使います。

売上日が2021/4/22だと2021/4/30だと表示させたいときに使います。

EOMONTH関数は具体的には以下のようになっています。

=EOMONTH(開始日,月・・・)

CHOOSE関数とは?

例えばアンケートの結果表を作るときに使います。
100人の人がいて、何かの質問に対してはい、いいえ、どちらでもと回答がある場合!
はい、いいえ、どちらでもっと100回入力するのは疲れます。
そんな時1だと「はい」2だと「いいえ」3だと「どちらでも」と表示させる
ことができる関数がCHOOSE関数です。

CHOOSE関数は具体的には以下のようになっています。

=CHOOSE(インデックス,値1,値2・・・)

まとめ

これらの関数を活用すると、
データを貼り付けるだけで表が完成させることもできます。

今までデータを加工して成果物を作成していたのが短時間でできます。

私の場合、1週間かかっていたデータ集計を
この関数を利用してデータを貼り付けたら集計できるように
Excelを集計表を作って大幅に業務効率化に成功しました!

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