仕事を効率化自動化するなら知っておきたい2つのこと

仕事術

仕事を効率化自動化しようと良く会社で言われると思います。
SEを経験し、営業職、事務職、管理職をいろんな職種を経験してきましたが、
効率化自動化しようとする時に以下の2つを考えないといけないと思っています。
どこが抜けても結果効率化、自動化できなくて終わってしまいます。

その2つは
・あるべき姿
・現状

です。

この2つをしっかり把握することで、効率化自動化が成功します。

あるべき姿が必要な理由

テレワークが主流となってきていて、
印鑑決済を無くして業務フローでペーパレスで・・・
って考えている会社も多いようです。

テレビのCMなどをみてこクラウドシステムは簡単に始められるから始めよう!
っと始めてもなかなかうまくいきません。

目的を凄く抽象的だからだと思っています。
クラウドシステムを使って承認システムで承認して印鑑なしに!
すごくいいことだと思います。

あるべき姿をえがくことは以下の2点が大切だと思っています。

あるべき姿 = 抽象的な目的
そして、それを使う人達が良くなる目的

すごく簡単に出来そうですが、じゃ具体的にどうやって運用していくの?
ってなった場合、

現状が把握していないとどうやって運用していくのって分からないと思いませんか?

現状を把握が必要な理由

富士山に登ろうと思ったらいきなり登りませんよね。
いきなり登る人ももしかしたらいるかもしれませんが・・・・

富士山に登ろうと思ったらまず何しますか?
富士山の登り方を調べたり。
富士山初心者登り方を調べたりしますよね。

そして、調べた結果今の自分で登れるのかって考えて判断しませんか?

それと同じであるべき姿が決まったら!
次は現状の把握!
現状がどうなっているのが、この書類はこの承認ルートで初認されている。
この稟議書には添付書類が必要で、親会社の承認が必要!

こんなことが現状を把握することで分かってきます。

現状が分かると後は、あるべき姿にどうやってたどり着くか考えて行動するだけになります。いろいろ細かいところは抜きにして。。

あるべき姿と現状把握で実現する効率化・自動化

あるべき姿と現状把握ができたらあとは行動するだけ。

現状はこうなっているから、あるべき姿にするためには・・・
もしかしたら承認ルートを見直しをしないといけない。
そもそも無理かもしれない。
税務署類など法廷保存期間があるものも含まれるので法的なことを調べないと

などなどいろんな問題が見つかり、問題を解決するための課題をクリアしないと
あるべき姿には到着しません

まとめ

効率化・自動化するなら「あるべき姿」と「現状把握」が大切!
「あるべき姿」は抽象的な目的とそれを共有する人達が喜ぶもの!
「現状把握」は「あるべき姿」に行くための問題、課題を発見するもの!

次からはもっと詳細に効率化・自動化の進め方について記事にしていきます。

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