書類を作成してもなかなか承認してもらえない時の対応方法

仕事術

お客様に提出する書類を作成して、
上司に承認をもらう!

これがなかなか承認がもらえず何度も何度も作り直し
そして、残業の日々・・・・

そんな残業の日々から脱出できた方法を紹介します。

それは、

3パターンくらいの書類を作成して上司に提出する

その中から選択するようにすることで修正点が少なく
書類作成の時間から解放されます。

1パターンの書類を完璧に仕上げるのは無理

例えばお客様に提出する見積書を例してみます。
パソコンの見積書を作成して上司に承認を得て、お客様に提出!

パソコンの見積書を1つ作成して上司に提出しても、
ここがダメあそこがダメだといつも言われて
何度も何度も作り直し。
修正すれば修正するほど上司から指摘をしまう。

毎回完璧なものは作成できないので60%くらい完成させたら
そく提出してしまうのが一番!!

数パターンの書類を作成することで修正が少なくなる

パソコンの見積書を1つ作成するよりも、
複数のパターンを作って提出するのがすごく効率的です。

1種類の見積書を作成しても、
上司はこの見積書に対して指摘してきます。

まずは上司に最初のyesを取ることが一番最初です。
複数のパターンの見積書を提出し、その中から一番いいものを選んでもらいます。
そこで上司に最初のyesをもらいます。

つもり選んだ見積書の方向性が上司に採用されているので、
あとは上司が選択した見積書を仕上げる作業をすればいいだけになるからです。

人は複数あるパターンの中から自分で選んでしまったものはなかなか否定できないからです。
また複数パターンがあると、その中から選んでしまいます。

実際に私が行った具体的な方法

私が営業をしていてお客様に不具合の報告書を提出する必要がありました。
報告書を作成して、上司の許可をもらってお客様に提出するという流れです。

悪循環パターン 報告書を作成 ↓ 上司に報告 ↓ 細かなことろまで見られてやり直し

この悪循環が続いていました。

さこで上でも紹介した複数パターンを作る作戦にでました。

良い循環パターン 報告書を1つ作成(完成度60%) ↓ その報告書をもとに2パターン作成する ↓ 合計3パターンの書類を作成 ↓ 上司に提出 ↓ 3パターンの中から良いものを選択してもらう ↓ 選択してもらった書類を修正

このパターンで仕事をすることで、
何度も何度も書類を作成して夜遅くまで残業する毎日から脱出できました。

まとめ 書類作成の仕事は最初から完璧なものを作成しない 60%完成度の書類を作成して、2パターンくらいの書類を用意する 上司に選択させてOKをもらっている書類の微修正で書類完成

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